تحتاج المؤسسات والشركات أو المنظمات على مختلف أنواعها، لكتابة التقارير الإدارية، لما له من أهمية في الحفاظ على العمل الإداري داخلها.

ويحتوي التقرير الإداري على مجموعة من المعلومات والبيانات التي تكون دليل، يتم تحليله لإحدى القضايا الهامة التي تهتم به الهيئات والمؤسسات.

ويعرب التقرير الإداري أيضًا بأنه الخطاب الرسمي بين الجهات الحكومية، ويستند عليه في عرض المعلومات والأدلة والتطبيقات التي يتم تحليلها.

كيفية كتابة التقرير

يعد كتابة التقرير الإداري أمر احترافي، يحتاج لخبرة عند كتابته، لا يقوم به أي شخص، إلا من يحصل على المهارة الكافية في كتابة التقرير الاداري.

وتتمثل كتابة التقرير الإداري في النقاط المهمة التالية:

• الهدف من كتابة التقرير:
• على معد التقرير الإداري معرفة كيفية كتابة التقرير والهدف منه، وإلى أي جهة أو مؤسسة سيقدم.
• وبعدها يجب التعرف على المعلومات التي تقدم من خلال هذا التقرير، والتي يجب أن تكون دقيقة وصحيحة وواضحة جدا.

النهج العام للتقرير:

لا بد من أن يتم الترتيب والتنظيم عند كتابة التقرير الإداري، والترتيب من الأعلى إلى الأسفل، كما يحب ترتيب الأفكار بشكل جيد لطرحها.

أيضًا يتم تقسيم أقسام التقرير الإداري من خلال كتابة الخطوط العريضة في كل قسم، ولجميع الفروع.

الجدير ذكره أن مستوى الفقرة له مخطط ويشمل على عرض الفقرة، والتي تكون في شكل نقاط أو سرد للأفكار.

بالإضافة إلى ذلك لا بد من التفكير في رسم الخطوط العريضة، عند التفكير، بالإضافة إلى وضع جدول أو رسم بياني، عند كتابة الأرقام داخل التقرير.

ما الذي يجعل التقرير جيد؟

• التعرف على ما تعلمته وتوصلت إليه من خلال البحث والقراءة عن الموضوع المستهدف.
• يعرض التقرير تحليل كامل وشامل لبعض المعلومات المتعلقة بالمشكلة، وهذا يمنح معد التقرير المهارة والتجربة في استخدامه للعمل على طاق واسع.
• يجب أن يتم وضع كافة المصادر التي استخدمتها ولجأت إليها في تقريريك، والاهتمام بعدم قيام سرقة المراجع.

كتابة التقارير pdf

كيفية كتابة تقرير اداري وهو ما يبحث عنه عدد كبير من الإداريون والموظفون، فيجب أن يكون التقرير مكون من هيكل ونقاط محددة له، وهو مجرد مبادئ وتوجيهات وليس هناك أي قواعد ثابتة لكتابة التقرير كما يظن البعض:

العنوان: وهو أهم جزء في التقرير، لا نه قد يلخص الفكرة الأساسية لهدف كتابة التقرير الإداري، لذلك يجب وضع عنوان أكثر جاذبية للجهة التي يقدم له التقرير.

الخلاصة: فيجب أن يكون التقرير قصير وملخص ومفهوم في نفس الوقت، حيث يمكن أن يحتوي التقرير الإداري على فقرتين فقط، في حدود ما يقارب من 250 كلمة.

المقدمة: قد تحتوي بعض التقارير على مقدمة، والتي يجب أن تحتوي على سؤال وإجابته بما يتعلق بالمشكلة التي يتم على اثرها كتابة التقرير.

المعلومات الأساسية: وهي أهم ما يهتم بها القارئ حول حل المشكلة.

القسم المنهجي: وهو قسم رئيسي وهام في التقرير ومن الممكن أن يقسم إلى الخطوط العريضة، أو استخدام الأرقام، أو تعريف المصطلحات داخل التقرير.

النتائج: عادتا ما يحتاج كاتب التقرير الإداري إلى توضيحها في جداول أو من خلال رسم بياني.

التوصيات: وفيه يتم توضيح مجموعة من الفروض التي تطلب إثباته مرة ثانية.

الاستنتاجات: وهي من أهم ما يرغب أن يصل إليها القارئ، لأنها تأتي بخلاصة التقرير بشكل كامل.

مراحل كتابة التقرير الإداري

من خلال التعرف على كيفية كتابة تقرير اداري فيتم التعرف على مراحل كتابة هذا التقرير، وما هي الخطوات التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقرير، والتي تكون كالتالي:

تحديد موضوع التقرير من خلال:

• الحرص التام على تحديد المعلومات التي يتم توضيحها داخل التقرير، والتي يعتمد عليها التقرير بشكل أساسي.
• تنظيم المعلومات والأفكار بصورة سليمة وسلسة، حتى يسهل على الآخرين فهم المشكلة والوصول إلى حل لها.
• استعن بمصادر المعلومات
• الاستعانة بمصادر داخل تقريرك، من خلال إرفاق مجموعة من المستندات أو المعلومات، والتي يتم الرجوع إلى الجهة المختصة فيها، أو من خلال البحث عبر الإنترنت، مع ضرورة ذكر المصادر التي لجأت إليها في تقريرك الإداري.

الكتابة الأولية

قبل كتابة التقرير الإداري أن تقوم بكتابة مسودة لكي تتمكن من عرض أفكارك فيها وتنظيمها بشكل جيد، حيث يمكنك فيها أن تقوم بكافة التعديلات اللازمة إلى أن تصل إلى الشكل النهائي، ويتم أيضًا مراجعة التقرير بدقة كبيرة قبل القيام بإرساله، ويجب التأكد أنه لا يتضمن ابدآ على أي أخطاء إملائية، أو أي معلومات خاطئة، أو أفكار غير مرتبة.

نموذج عن كيفية كتابة التقرير الإداري

عند التعرف على نموذج يوضح كيفية كتابة تقرير اداري والذي يقدم إلى عدة جهات مختلفة والتي منها التالي:

نموذج كتابة تقرير عمل

قد يختلف نموذج كتابة التقرير الإداري للعمل، على أساس الغرض والهدف المطلوب من كتابة التقرير، حيث أن هناك ما يعرف بالتقارير الدورية والتي يتم من خلالها متابعة تطوير العمل، والتواصل بين الإدارات المختلفة، كما أن هناك تقارير يتم التوضيح فيها لمتابعة سير العمل، والتعرف على كافة أوجه القصور والإنجاز في هذا العمل تحديدا.

كتابة تقرير نشاط مدرسي

عند كتابة تقرير عن نشاط مرسي لاحد الطلاب، فيكون التقرير عبارة عن إثبات يشيد بقدرات الطالب واجتيازه لمرحلة معينة من خلال هذا النشاط.

ويكون هذا التقرير بمثابة شهادة موثقة ورسمية من المدرسة نفسها، تحمل أسم الطالب والنشاط الذي يحرص عليه، ومدة التدريب الخاصة به، وغيرها من المعلومات التي تتعلق بهذا النشاط.

كما يجب أن يتم في نهاية التقرير، الحرص على ختم خاص من المدرسة والإدارة التابعة إليها هذه المدرسة، مع إمضاء مدير المدرسة على هذا التقرير.

كيفية كتابة تقرير اداري هو بمثابة خطاب رسمي، يتم التواصل من خلاله مع الجهات الحكومية أو الهيئات أو المؤسسات الرسمية، يتم فيه أما عرض شكوى، أو متابعة سير العمل والتعرف على أهم الإنجازات أو وجه القصور في العمل، أما يقدم من الموظف للإدارة التي يتبع إليها، أو يقدم من الإدارة العليا في العمل إلى الموظف.